Recuperar Arquivos perdidos de
NF-e
Se sua empresa perdeu algum arquivo XML da NF-e corre
diversos riscos, poderá ser multada/penalizada, aumentar o tempo e o rigor na
fiscalização, além de sua empresa perder controles administrativos e comerciais
que são muito úteis quando utilizados corretamente.
Por isso descrevemos aqui dicas para que sua
empresa recupere as NF-es perdidas e tome atitudes que evitarão que isso ocorra
novamente.
1º Passo: Evitar Novas Perdas
Para evitar a perda de suas NF-es é
importante criar uma estrutura e uma rotina de armazenamento e backup, tanto
para as NF-es emitidas como para as recebidas.
A Estrutura Ideal: 02 servidores, com sistema
operacional e softwares de segurança, tais como firewall, antivírus, bancos de
dados e um bom software de ECM (Gestor de Conteúdo) ou de GED (Gestor de
Documentos), instalados em salas com endereços diferentes, melhor se forem
cidades distantes entre si, ambas com ar condicionado, geradores de energia, instalações
de rede com alta velocidade e disponibilidade, e talvez o mais importante, uma
equipe de TI com profissionais alocados em cada um dos endereços, com
conhecimento e experiência para fazer tudo funcionar corretamente.
Não é para menos que empresas médias e de
pequeno porte não estão conseguindo proteger suas NF-es, o investimento para
ter esta estrutura é muito alto.
Foi pensando nisso que o Grupo Evidencia
desenvolveu um emissor de NF-e (e-nf55) que armazena as notas emitidas e
recebidas automaticamente em um sistema de armazenamento profissional, melhor
até que o descrito acima. O sistema de armazenamento é transparente para os
usuários, as notas ficam armazenadas de forma segura e disponíveis para
consulta a qualquer momento, com recursos completos de pesquisa e filtragem.
O Sistema trabalha online e está disponível
24 horas por dia, 07 dias por semana.
O arquivo enviado para o sistema ficará
armazenado, protegido e a sua disposição por 06 anos, atendendo assim todo o
prazo obrigatório (05 anos mais o ano corrente).
Além disso o sistema faz automaticamente a
verificação das NF-es recebidas por sua empresa para identificar se o arquivo
está com o layout correto e se a NF-e foi autorizada e validada na SEFAZ do
Estado de sua origem.
2º Passo: RECUPERAR AS NF-ES PERDIDAS
Apenas o Emissor, o Receptor e a
transportadora citados na NF-e poderão recuperar o arquivo digital, devendo se
identificar através de certificados digitais, ou seja, se a NF-e que deseja
recuperar é de sua empresa você deverá apresentar um e-CNPJ, se for de uma
pessoa física, deverá apresentar um e-CPF.
Além disso você deverá ter em mãos a Chave de
Acesso da NF-e que deseja recuperar.
Com o Certificado e com a Chave de Acesso em
mãos você deverá acessar o Portal da NF-e e selecionar “Consultar NF-e
Completa”.
Lá você deverá preencher o espaço para a
chave de acesso e o campo com o código de imagem que aparecerá na tela.
Após o portal apresentar os dados completos
da NF-e você verá na parte inferior da tela um botão que lhe permitirá baixar o
arquivo da NF-e para o seu computador.
Ao clicar neste botão será solicitado o
Certificado Digital.
Após verificar a correspondência entre o
Certificado apresentado e a NF-e o sistema iniciará o download do arquivo.
Obs.01: O Portal da NF-e só disponibiliza NF-e 2.0.
Obs.02: Notas Fiscais Eletrônicas emitidas a mais que 06
meses podem não estar mais disponíveis.
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